Versla de papieren tijger!

Laatst zijn we uitgenodigd bij een grote zorginstelling in het midden van het land om hen te informeren over de vernieuwende en evidence based aanpakken in consultancy. Vooral omdat ze onder financiële druk staan en veranderingen willen doorvoeren in werkprocessen en de werkcultuur. Waar we uiteindelijk bij hebben stilgestaan is dat eerdere aanpakken de terugval in oud gedrag niet konden voorkomen. Succes bleef helaas uit.

Twee oorzaken voor stagnerende verandering

Twee interessante oorzaken lijken ten grondslag te liggen aan deze stagnatie in de transitie. Ten eerste omdat alle ideeën en aanpassingen door directie en management zijn bedacht om daarna ‘uitgerold’ te worden naar de afdelingen. Tja, we kunnen het niet vaak genoeg zeggen: mensen koesteren argwaan jegens ‘geweldige’ ideeën en acties als ze geen rol hebben gehad bij de totstandkoming ervan. En ben eens eerlijk: zou je zelf jouw positie in de organisatie opgeven omdat ik zeg dat dat beter voor jou is? Nee.

Inmiddels is het algemeen bekend en tevens wetenschappelijk bewezen, dat creëren van medewerkersbetrokkenheid een van de belangrijkste taken is van het management. Zeker in de hedendaagse dynamische en concurrerende omgeving. Alleen organisaties die medewerkers laten meedenken over organisatievraagstukken en de koppeling met de organisatiedoelen, kunnen écht versnellen. Zij zijn instaat om te komen tot gedragen formulering van de oplossingsgerichte acties. Dergelijke organisatie zijn succesvoller.

Maar inderdaad, dat kost op voorhand iets meer tijd. En daar hebben veel managers moeite mee. Samen analyseren voelt namelijk nog niet als actie. Direct uitzetten van verbeterinitiatieven, nadat de plannen gereed zijn, is wat management wil zien en voelt als kordaat handelen. Voor blijvend resultaat is het echter noodzakelijk medewerkers te betrekken, zowel bij probleemanalyse alsook de actieformulering. Het leidt tot betere prestaties en een positieve verbondenheid met de organisatie. Aandacht voor medewerkersbetrokkenheid hoort een continu proces te zijn en is zeer organisatie specifiek.

Helaas viel ook de zorginstelling in deze eerste valkuil waardoor echte verandering steeds uitbleef. Onze oproep blijft dan ook steeds dezelfde: “pak het nu eens anders, maar vooral slimmer aan”. Luister naar de onderzoeken en maak éven die tussenstap met de medewerkers. Commitment creëren voor de aanpak door samen tot conclusies te komen. Het werkt en zorgt uiteindelijk echt voor betere resultaten!

Pak het nu eens anders aan, en dan vooral slimmer!

Adviesborden.nl

Rapport? O ja, nou weet ik ’t weer…

Er is ook een minder bekende tweede oorzaak voor stagnerende organisatieverandering. De wijze waarop conclusies, resultaten en voortgang worden gerapporteerd. Stop met de dikke verslagen met te veel informatie die feitelijk gemaakt worden voor de bureaula. Het opstellen ervan kost ook veel tijd. Tussen de energieke bijeenkomst en verslaglegging zit vaak zoveel tijd dat het elan uit de bijeenkomst inmiddels volledig is weggeëbd. Inmiddels is de waan van alledag allang weer terug en werkt het rapport alleen nog verstorend. Wat je hoort: rapport? O ja, nou weet ik het weer… Alles is alweer weggezakt. En dat zegt genoeg over hoe beperkt de impact gaat zijn.

Maar het kan anders!

Het is goed om te beseffen dat er traditioneel gezien twee manieren van rapporteren zijn: inhoudelijke rapportages en visuele dashboards. De eerste, is de meest gebruikte manier. Maar deze richt zich vooral op rapporteren omwille van accountability-doeleinden. Het doel is vooral een objectief document aan te leveren dat aantoont dat we de zaken ‘onder controle hebben’. Deze inhoudelijke rapportage richt zich hoofdzakelijk op kpi’s, die vaak financieel van aard zijn. Voor doeleinden van accountability dienen deze rapportages inderdaad volledig en correct te zijn. Maar helaas is deze manier van rapporteren zo gewoon en belangrijk geworden dat ze ook worden geproduceerd in situaties die hier niet om vragen. Bijvoorbeeld bij organisatietransities, teambuilding, cultuuromslag of voortgangsmonitoring op de afdeling.

In deze laatste situaties gaat het juist om het enthousiasmeren van individuen en teams om in actie te komen. Energie te maximeren en koers te houden met de ogen gericht op het doel. Overdreven focus op details voegt in dergelijke situaties niets toe. Het werkt juist vertragend omdat discussies ontstaan over de juistheid van de cijfers, de aannames die zijn gedaan en dan hebben we ook nog de verschillende interpretaties.

Visuele dashboards die in één oogopslag een indicatie geven van voortgang en richting van acties, zijn voldoende. Deze visuele weergave laat in één oogopslag zien of ingrijpen nodig is. Op deze manier kijkt de afdeling niet terug maar vooruit. We richten ons dan meer op de drijfveren om echt te werken aan het behalen van de eindresultaten. Dit soort rapportages bevat toegankelijke en actiegerichte informatie en stimuleert proactief handelen.

Deze visuele dashboards staan symbool voor de overeenstemming, zijn praktisch én uitvoerbaar. Last but not least zijn ze zo kernachtig dat frequent bijwerken makkelijk is. Daarnaast hoeft de gepresenteerde informatie niet per se uitvoerig en volledig te zijn. Constructieve fouten worden tot op zekere hoogte geaccepteerd. Dit zolang de informatie een bijdrage levert aan het effectief kunnen bijsturen van doelgericht handelen. Gebruikers van deze dashboards zijn vooral betrokken teams met hun managers. Zij hebben gezamenlijk het dashboard opgesteld en weten wat de gegevens voor hen betekenen en kunnen deze informatie snel omzetten in gerichte actie.

Nieuwe ronde nieuwe kansen

Hoewel het omdenken vereist en dus spannend, is de zorgorganisatie inmiddels een pilot gestart met een innovatieve aanpak van de verandering. Dichter op de werkvloer en met directe visuele feedback over doelen en voortgang. De eerste resultaten zijn al veel belovend: meer enthousiasme, eigenaarschap en vernieuwing in het dagelijkse werk.

Een leuke manier van rapporteren is bijvoorbeeld gevonden in het drukken van de resultaten van de teamanalyse en bijbehorende verbeteracties op een muismat. Zo wordt iedereen dagelijks herinnerd aan de gemaakte afspraken en dit op een leuke en krachtig visuele manier.

Welke vorm ook wordt gekozen, versla in ieder geval die papieren tijger. Als het niet gaat om accountability dan verslaan dashboards altijd de dikke detailgerichte rapportages.

Doe er je voordeel mee.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Wij gebruiken alleen functionele cookies op deze website om je gebruikerservaring te verbeteren. Dus geen marketing en tracking cookies.