Strategische personeelsplanning: start with the end in mind

Wat leven we bedrijfsmatig in interessante tijden! Kennis en capaciteit zijn schaars en vooral ook vluchtiger geworden. Wat vandaag helpt om voorop te lopen, kan morgen alweer achterhaald zijn. Daarom is strategische personeelsplanning een continu proces dat vraagt om nieuwe inzichten en aanpakken.

Inhoud voegt niets toe op strategisch niveau

In de praktijk blijkt het vaak lastig om met de strategische personeelsplanning in sync te blijven met de marktontwikkelingen. Zeker als verandering een continu proces wordt.

Gek genoeg vormt functie-inhoud in deze dynamische tijden nog steeds hét uitgangspunt bij het opstellen van dergelijke planningsoverzichten. Om vervolgens te bepalen hoe dit overeenstemt met het actuele functioneren van een medewerker. Veel studies hebben al aangetoond dat dit een achterhaald proces is dat weinig zinvolle managementinformatie oplevert.

Vergelijking op basis van inhoud (functietaken en competentiebeheersing) is té gedetailleerd voor het nemen van strategische beslissingen. Strategie gaat over terug redeneren vanuit het doel. Vanuit de opgave waarvoor de organisatie of de afdeling staat. Of zoals managementgoeroe Stephen Covey het treffend zei: “start with the END in mind”. Alleen dan zal je het speelveld kunnen overzien.

“Start with the END in mind”

Stephen Covey

Juist omdat analyse van bezetting en talent vanuit een meer tactisch of zelfs operationeel niveau nog steeds de meest gangbare methode is, ontbreekt het binnen organisaties vaak aan het overstijgende inzicht om échte toekomstbestendige beslissingen te nemen.  

Uitbreiding van ons portfolio | methodiek formatieplan

We zijn trots op onze nieuwe methodiek formatieplan® die jou en je organisatie in staat stelt om strategische personeelsplanning te verbeteren met managementinformatie op het juiste niveau. Een manier die strategisch inzicht combineert met snelheid. Op deze manier is het mogelijk om binnen een halve dag een krachtig visueel overzicht te maken van talentbehoeften en -kansen. Dit alles zonder het bestaande HR instrumentarium of –processen ingrijpend aan te passen.

De methodiek betreft vooral een andere, meer strategische, zienswijze op matching en ontwikkeling van talent.

Vergelijk appels met appels

Het benaderen van mensen en functies vanuit talenten en rolniveaus is een relatief nieuwe en intuïtieve manier voor het krijgen van inzicht. Inzicht dat nodig is om organisatie- of afdelingsdoelstellingen te koppelen aan  je huidige talentpotentieel.

Formatieplan® is gebaseerd op het gedachtengoed achter ‘human business engineering’. De methodiek stelt dat organisatiedoelstellingen opgeknipt kunnen worden in vraagstukken van verschillende complexiteit. Ieder complexiteitsniveau vereist een eigen probleemoplossend vermogen.

Door deze aanpak is het mogelijk om functies te analyseren en op te delen naar acht complexiteitsniveaus. Tevens maakt de methodiek het mogelijk om vast te stellen wat het probleemoplossende vermogen is bij medewerkers. Kortom, op welk van de 8 complexiteitsniveaus medewerkers momenteel presteren en wat de groeipotentie is.

Door vervolgens de niveaus van medewerkers te matchen met de complexiteitsniveaus van functies ontstaan er inzichten op een hoger strategisch level. Los van functies of personen, zie je direct of er voldoende capaciteit is om actuele en toekomstige organisatietaken invulling te geven. Maar ook of er onontdekt talent in de organisatie aanwezig is en hoe deze personen kunnen groeien over functies heen. Je vergelijkt nu appels met appels. Er worden mogelijkheden zichtbaar die voorheen niet zichtbaar waren of voor de hand lagen. Een win win dus voor medewerker en organisatie.

In één oogopslag

Vereenvoudigd voorgesteld, vertaalt het formatieplan® alle functies naar 8 complexiteits- of beheersingsniveaus. Om vervolgens ook het probleemoplossend vermogen van medewerkers te toetsen aan deze 8 complexiteitsniveaus.

De combinatie geeft jou, HR, het management en de medewerker in één oogopslag het inzicht dat nodig is om talenten en functies optimaal met elkaar te matchen. Met name de objectieve manier van matching door middel van complexiteitsniveaus en niet op basis van functietaken en beheersing daarvan, maakt de methodiek zo krachtig voor strategische besluitvorming voor de korte en langere termijn. Maar natuurlijk is ook het flexibele karakter een drastische verbetering. De methodiek is direct inzetbaar en levert binnen een halve dag relevante inzichten.

Na de analyse, kun je aan de slag met de vertaalslag  naar een (strategisch) personeelsplan op tactisch en operationeel niveau.

De werking van Formatieplan®

Formatieplan® is een totaal pakket en wordt geleverd met bijbehorende vragenlijsten. Aan de hand van de vragenlijsten analyseer je als eerste alle functies en plaats je deze op het bijpassende complexiteitsniveaus (1 t/m 8). De vragenlijst helpt je om te komen tot een juiste inschatting en is eenvoudig en snel te doen. Vervolgens zijn er andere vragen om ook de medewerkers in te delen naar de 8 niveaus. Deze indeling laat zien op welk complexiteitsniveau de medewerker momenteel werkt. Daarnaast maakt het inzichtelijk in welke richting de talenten van de medewerker zich bewegen.

Welke beheersingsniveaus heb je nodig om doelen te realiseren?

Er ontstaat een overzicht zoals je hieronder kunt zien. In ons voorbeeld zien we dat de functie ‘jurist’ op het complexiteitsniveau ‘professional’ is ingedeeld. Het verder uitdiepen van de complexiteitsniveaus gaat nu iets  te ver, maar in dit voorbeeld betekent het dat we te maken hebben met een functie waar planning belangrijk is en daarnaast dat inhoudelijke vraagstukken opgelost worden op een meer abstract beheersingsniveau.

Aan de andere kant hebben we ook de medewerkers geanalyseerd. Evi functioneert momenteel op het vereiste abstractie niveau. Of Evi nu juriste is of niet maakt niet uit, zij beschikt over het probleemoplossend vermogen om vraagstukken op dit ‘professional-niveau’ aan te kunnen. We hebben hier dan misschien ook een niet ontdekt talent gevonden. Misschien bekleedt Evi momenteel een andere functie maar heeft wel interesse om door te groeien/om te scholen naar juriste. Op basis van haar talenten zou dit geen probleem moeten zijn. Meer nog, uit de vragenlijst blijkt dat haar talenten zelfs neigen naar een hoger niveau. Dat van ‘generalist’.

Ook hebben we Henry geanalyseerd. Henry bekleed de functie van management assistent. Een ‘allrounder-functie’ die zich meer richt op concrete vraagstukken met heldere kaders. Wat ons opviel, is dat Henry al geruime tijd op zijn tenen loopt in deze functie. Dit blijkt ook uit de ingevulde vragenlijst. Zijn werkelijke talenten neigen namelijk naar het niveau van ‘basiskracht’. In dit geval is het misschien goed de situatie nader te onderzoeken en kan het zijn dat Henry gelukkiger wordt in een andere rol binnen de organisatie.

Door op deze manier te analyseren is het mogelijk om een krachtig strategisch gevoel te krijgen bij de match tussen aanwezig talent in de organisatie en de behoefte vanuit de organisatie.

Na de strategische indicatie kan een verdiepende vertaalslag naar actie worden gemaakt

Uiteraard liggen achter de niveaus diepgaander analyses en inzichten. Maar het belangrijkste is dat wanneer we van alle medewerkers en functies een dergelijke indeling hebben, we direct zien of de organisatie is ingericht om haar strategische uitdagingen invulling te geven en waar interventie nodig is. Het geeft management een heldere indicatie of binnen de afdeling optimaal gebruik wordt gemaakt van het potentieel. En HR kan makkelijker bepalen welke HR activiteiten het beste ingezet kunnen worden om de individuele medewerker te ontwikkelen, te stimuleren en te behouden. En last but not least: eindelijk  spreken HR en leiding dezelfde taal. Het gaat over het bereiken van organisatiedoelstellingen door de juiste inzet en ontwikkeling van talent.

Voordelen van Formatieplan® zijn zoal:

  • Volledige HR management informatie op één bord. Kracht van Formatieplan® is gelegen in het overzichtelijk presenteren van de uitkomsten. Het geeft in een oogopslag de verhouding aan tussen aanwezig talent in de organisatie en de vereisten om de beleidsdoelstellingen te realiseren. De methodiek kan zowel op afdelings- alsook op organisatieniveau worden uitgevoerd. Door dit inzicht is het direct inzichtelijk waar, wanneer en voor wie welke interventie het meeste bijdraagt aan een optimale inzet en ontwikkeling van individuele medewerkers. Ook kunnen opleidingsbudgetten voortaan op basis van managementinfo zeer gericht aangewend worden met verbeterde (medewerker)tevredenheid.
  • Eenvoudig in te voeren. Binnen een halve dag creëer je inzichten die er toe doen. De aanpak kan bestaan naast het huidige HR instrumentarium en -processen.
  • Invoering is geen langdurige en kostbare exercitie. De methodiek helpt om op een andere manier te kijken naar talent en functies in een organisatie. De introductie heeft dus met name te maken met het anders denken over strategische personeelsplanning. Vanuit organisatiedoelstellingen en de diverse activiteiten die ervoor nodig zijn om deze invulling te geven. Dus geen hoge advieskosten en langdurige invoeringstrajecten die grote impact hebben op de organisatie en mensen. Je kunt het gewoon zelf.
  • Spreken van het zelfde jargon. Daar waar het ontwikkeling en presteren van medewerkers betreft, spreken HR en leidinggevenden niet altijd de zelfde taal. Dit is meestal ingegeven door onvoldoende zicht op elkaars belangen en doelstellingen. Formatieplan® slecht deze barrières.
  • Enthousiaste medewerkers. Door uit te gaan van het talent van de medewerker (iedereen deugt, maar ieder voor andere werkvraagstukken), ontstaat een positieve en gerichte begeleiding naar duurzame inzetbaarheid.
  • Wetenschappelijk onderbouwd. Er wordt steeds meer onderzoek gedaan naar de strategische match tussen talentmanagement en organisatie-inrichting. Hoewel het een relatief nieuwe ontwikkeling betreft zijn alle onderzoeksgegevens spectaculair te noemen.

Meer weten? Bezoek onze website of neem contact met ons op.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Wij gebruiken alleen functionele cookies op deze website om je gebruikerservaring te verbeteren. Dus geen marketing en tracking cookies.