Joepie, de jaarplannen worden weer gemaakt!

De 4 belangrijkste tips om te zorgen dat ze dit jaar NIET in de bureaula verdwijnen

Staat jouw agenda al vol met de strategische heisessies? Of misschien zijn al wel de datareminders verstuurd voor de evaluatie van 2022 en het schrijven van jaarplan voor volgend jaar. Dan ben je niet de enige. Ook wij zien dat de jaarplannencyclus weer op stoom komt.

Vrijwel elke organisatie blikt dit kwartaal terug op de successen en ontwikkelpunten van het jaar. En bovenal wat de koers gaat worden voor alle spannende uitdagingen van het komende jaar. We steken er jaarlijks veel tijd en energie in. En als het nieuwe jaarplan er dan ligt, met alle kpi’s en doorrekeningen, overheerst het gevoel van trots dat we weer grip hebben op 2023.

Maar ben eens eerlijk tegen jezelf: is het huidige jaarplan écht jullie kompas geweest voor alle activiteiten die je hebt ondernomen dit jaar en hoeveel van het plan is gerealiseerd? Harvard University heeft namelijk uitgezocht dat het opstellen van zo’n plan in 73% (!) van de gevallen niet tot het gewenste resultaat leidt. In de meeste gevallen verdwijnt het jaarplan gedurende het jaar naar de achtergrond en maakt plaats voor de waan van de dag.

Heel herkenbaar voor velen van ons, denk ik. Maar wat gaat er dan toch steeds mis? En belangrijker, wat kunnen we eraan doen?

Samen keuzes maken

Een jaarplan maken is wel degelijk verstandig. Want een doel zonder plan blijft slechts een wens. Om te voorkomen dat we als een kip zonder kop rond rennen, is het dus belangrijk dat je weet waar je naar toe wilt en hoe je de doelen gaat verwezenlijken.

Door een heldere richting te kiezen hebben directie, managers, medewerkers maar ook financiers houvast ten aanzien van de keuzes die worden gemaakt.

Wat er dan toch vaak mis gaat, is dat veel managers niet beseffen dat de vorm van het jaarplan veel invloed heeft op de daadwerkelijke realisatie van het jaarplan. Men denkt te vaak dat het plan allesomvattend moet zijn. Dit resulteert in een stapel A4’tjes met veel details, een ton aan ambities, doelen en bijbehorende acties.

In dergelijke plannen worden eigenlijk geen keuzes gemaakt en zijn daardoor niet richtinggevend. Gevolg: weinig mensen hebben zin om het hele jaarplan door te lezen en als leidraad voor het handelen voldoet het al helemaal niet.

Keuzes maken en deze kernachtig verwoorden (of liever: visualiseren) is dus een belangrijke eerste stap om er voor te zorgen dat iedereen in de organisatie begrijpt waar we voor staan en wat we gaan doen.

En waarom zou het management zo’n plan in z’n uppie opstellen? Het gaat tenslotte over diensten of producten die door medewerkers worden geleverd aan klanten/cliënten. Betrekken jullie die medewerkers wel eens bij de besluitvorming en totstandkoming van het plan? Het zorgt écht voor meer draagvlak bij de uitvoering!

Door samen keuzes te maken en hierop te sturen, zet je stappen. Voor wie aan het einde van het volgende jaar beter wil hebben gepresteerd dan dit jaar, hebben we 4 belangrijke tips voor het opstellen van het jaarplan 2023.

1. KISS

Ofwel, Keep It Short and Simple. De beroemde 18e -eeuwse Duitse schrijver en staatsman Wolfgang von Goethe zei het al: “in de beperking toont zich de meester”. Hou dus op met het maken van dikke plannen die niemand leest. Papier is voor de bureaula.

Jaarplannen bevatten gerichte aanvullingen op de dagelijkse gang van zaken. Aanvullingen over hoe je jullie klanten en overige stakeholders komend jaar van dienst gaat zijn. Er hoeft niet wéér in beschreven te worden wat je blijft doen, maar wel wat je volgend jaar gaat aanpassen of toevoegen. Activiteiten om weer nét dat stapje beter te worden dan dit jaar.

Door je te limiteren tot 3 tot 5 succesbepalende thema’s breng je direct focus aan. Het zijn speerpunten die duidelijk maken waar je op te richten. In het jaarplan geef je vervolgens aan welke onderwerpen binnen de thema’s belangrijk zijn en hoe je die prioriteert en concreet oppakt.

Hiervoor hebben we professionele methodieken waarmee je de onderwerpen en structuur van jouw jaarplan in twee dagdelen inricht.  Is dat een te spannende stap voor nu, dan zou je het jaarplan al eens kunnen indikken door meer gebruik te maken van visualisaties en de tekstomvang te beperken. Ook good old powerpoint biedt hiervoor voldoende mogelijkheden en houdt je plan slank en to the point.

2. Alleen ga je sneller, maar samen kom je verder

Wij constateren dat veel bestuurders, directeuren en managers behoefte hebben aan een jaarplan waarin duidelijk zichtbaar is wat het komende jaar moet gebeuren om de strategische doelen te realiseren. Zij komen een aantal keer samen en stellen een jaarplan op om dit vervolgens te communiceren naar de organisatie. Om daarna helaas te constateren dat niet alle mensen in de organisatie zich even betrokken en enthousiast voelen bij de geformuleerde doelen en activiteiten.

Niet gek, want hier geldt: alleen ga je sneller, maar samen kom je verder. Het jaarplan gebruik je om de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Dit bereik je door samen de plannen te maken en ieders mening, ervaring en kennis in het plan tot uiting te laten komen. Het allerbelangrijkste is dus dat een zo groot mogelijk aantal teamleden het eens is over de richting en acties. Waar ligt jullie focus? Wat is de ambitie? Als het team hieromtrent al niet op één lijn ligt, is het lastig om een krachtig jaarplan op te stellen, laat staan het uit te voeren.

Wil je dus breed draagvlak voor de plannen, zorg dan ook dat je de mensen die je wilt motiveren, betrekt bij de totstandkoming ervan. Laat ze meepraten, haal ideeën en pijnpunten op en neem ze mee in de planvorming en vertaalslag naar jaaracties. Als je zorgt voor herkenning, zijn mensen meer geneigd zich gericht in te zetten. Je verhoogt de betrokkenheid van de medewerkers, wat weer uitmondt in productieve en effectieve uitvoering van het jaarplan.

3. Ken de positie van het jaarplan

Er zijn meerdere niveaus in de plannenmakerij. Dat wordt nog wel eens over het hoofd gezien.

Hiervan bewust zijn, is echter zeer wezenlijk. De visie, missie en strategie worden voor meerdere jaren en op het hoogste niveau in de organisatie vastgesteld. Hierin wordt het bestaansrecht en de langjarige koers op een overstijgend niveau beschreven.

Met alleen een bestaansrecht kom je er niet. Je zult ook daadwerkelijk actie moeten ondernemen om resultaten te behalen en invulling te geven aan je bestaansrecht. Hierin speelt het jaarplan een belangrijke rol. Eventueel voorafgegaan door kaderplannen die de richting en grenzen aangeven waarbinnen de jaarplannen worden vormgegeven.

Het jaarplan stel je op van boven naar beneden: eerst bepalen we de richting. Deze richting is in lijn met de strategie van de organisatie. Op basis van de richting bepaal je de concrete doelen en thema’s voor komend jaar. Voor elk van deze thema’s worden in het jaarplan de bijbehorende jaaractiviteiten beschreven.

Het is belangrijk om bij de activiteitbeschrijving de verschillende planniveaus niet door elkaar te halen want dan ontstaat onbedoeld en ongemerkt een jaarplan dat van de hak op de tak springt. De praktijk leert dat zo’n jaarplan gedoemd is te mislukken. Daarbij zien wij vaak dat leiding ‘reparaties’ probeert uit te voeren door de doelen bij te stellen. Hiermee trek je de problemen tijdelijk vlot, maar zadel je de organisatie op de langere termijn op met grotere problemen.

Het jaarplan is ‘slechts’ een operationele vertaalslag van de strategische doelstellingen naar de praktijk met de reikwijdte van een jaar. Bijstellingen gedurende het jaar zijn dan ook als eerste gericht op uitvoeringsaspecten zoals tijdsschema, acties, gedrag, etc. Als dat niet werkt focus je je in tweede instantie op aanscherping van de thema’s. Maar morrel je aan de doelen dan heeft management in eerdere analysestappen fundamentele missers gemaakt.

Ken dus de positie van het jaarplan in de planhiërarchie. De gouden regel voor jaarplannen luidt: “als het plan niet werkt, pas de acties aan maar NOOIT het doel”

Weer een argument om nooit tip 1 uit het oog te verliezen: keep it short and simple.

4. Vinken en vieren

Tip vier is om vrolijk van te worden. We hebben al eerder het belang besproken van het betrekken van een bredere groep medewerkers. En wat motiveert hen vaak meer dan wat dan ook? Juist, het behalen van een succes. Of het nu gaat om een sporttraining, een gaming app of het jaarplan; realiseren van doelen geeft nét dat shotje dopamine dat ons weer oplaadt voor de volgende run.

Uiteindelijk gaat het er dus om dat het jaarplan daadwerkelijk richting geeft aan het handelen in de praktijk. Dat gebeurt niet alleen door het formuleren van ambities. Het gaat er ook om hoe je daar als organisatie op doorpakt. De Plan-Do-Check-Act cyclus (kortweg: PDCA) is hierbij een zeer krachtig en eenvoudig te hanteren mechanisme. Het helpt om een aantal haalbare tussendoelen te introduceren en de voortgang ervan te monitoren. Hierdoor worden focuspunten niet vergeten, kun je regelmatig successen afvinken en vieren én weet je direct waar bij te sturen.

Echter, belangrijker is dat mensen op deze manier een duidelijke link gaan zien tussen inzet en resultaat. Dat leidt tot enthousiasme en motivatie voor de volgende etappe in het plan.

Heel veel plezier de komende maanden en vergeet volgend jaar niet te vinken en te vieren!

Adviesborden.nl heeft het tot haar missie gemaakt om organisatieconsultancy te verbeteren. Complexe bedrijfskundige analyses naar de kern terugbrengen en inzichtelijk te maken voor iedereen in de organisatie.

Wij leveren geen dikke rapporten maar begrijpelijke visualisaties van jullie jaarplan. Wil je meer weten, bekijk dan eens onze methodiek: snel een krachtig jaarplan opstellen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Wij gebruiken alleen functionele cookies op deze website om je gebruikerservaring te verbeteren. Dus geen marketing en tracking cookies.